Politique de confidentialité

1. Responsable du traitement

Diadems Tech SARL — La Joutelière, 638 Route de Clefs-Vaulandry, 49150 Baugé-en-Anjou, France. SIREN 938 381 290.
Contact données personnelles : quentin@diadems.fr.

Diadems agit comme responsable de traitement pour les données de votre compte, de facturation et d'usage de la plateforme. Pour les données personnelles que votre agent traite pour votre compte dans le cadre de votre activité professionnelle (contacts, correspondances, documents), Diadems agit comme sous-traitant au sens de l'article 28 du RGPD, dans les conditions de l'accord de sous-traitance annexé à nos conditions générales.

2. Données que nous traitons

• Compte et authentification : nom, adresse e-mail, organisation, mot de passe (haché), jetons de session, journaux de connexion.
• Configuration et usage des agents : paramètres, conversations, tâches planifiées, mémoire et fichiers de l'agent, journaux techniques nécessaires au fonctionnement et à la sécurité.
• Communications des agents : e-mails envoyés et reçus par l'agent et leurs contacts autorisés, messages Telegram, échanges vocaux (voix de synthèse, transcriptions).
• Facturation : abonnements, montants, historique ; les coordonnées bancaires sont traitées par notre prestataire de paiement — nous ne les stockons pas.
• Assistance et chat du site : adresse e-mail laissée dans le widget de discussion, contenu des messages, adresse IP (conservée sous forme d'empreinte non réversible).
• Notifications : jetons d'appareil (push web/mobile) lorsque vous les activez.
• Données Google Workspace : uniquement si vous connectez un compte Google (voir §7-8).

3. Finalités et bases légales

• Fournir et exécuter le service (création, hébergement et fonctionnement des agents) — exécution du contrat (art. 6.1.b RGPD).
• Facturation et obligations comptables — exécution du contrat et obligation légale (art. 6.1.b et 6.1.c).
• Sécurité, prévention de la fraude et des abus, journalisation — intérêt légitime (art. 6.1.f).
• Répondre à vos demandes via le chat du site et en assurer le suivi — intérêt légitime, et mesures précontractuelles à votre demande.
• Notifications push et connexion de services tiers (Google, Telegram) — votre consentement (art. 6.1.a), retirable à tout moment.

4. Destinataires et sous-traitants

Nous ne vendons pas vos données. Nous recourons aux sous-traitants techniques suivants, uniquement dans la mesure nécessaire au service et encadrés contractuellement :

• Scaleway SAS (France) — hébergement des agents, de leur mémoire et de leurs fichiers.
• Mistral AI (Union européenne) — inférence du Moteur « France » et traitement de la voix (synthèse et transcription).
• OpenRouter, Inc. (États-Unis) et les fournisseurs de modèles associés — inférence des moteurs non européens et des options le prévoyant.
• OpenAI (États-Unis) — réponses de l'assistant IA du chat du site, et Moteur « Plus puissant » lorsqu'il est choisi.
• Sinch / Mailgun (région Union européenne) — acheminement des e-mails.
• Stripe (États-Unis / Irlande) — paiement et facturation.
• Google (États-Unis) — notifications push mobiles (Firebase Cloud Messaging) et, si vous le connectez, Google Workspace.
• Telegram (hors UE) — uniquement si vous connectez ce canal à un agent.

5. Transferts hors Union européenne

L'hébergement des agents, de leur mémoire et de leurs fichiers, ainsi que le Moteur « France » et le traitement de la voix, ont lieu dans l'Union européenne. Certains traitements impliquent toutefois des destinataires situés aux États-Unis : l'inférence des moteurs non européens (OpenRouter, OpenAI), l'assistant du chat du site (OpenAI), les notifications push mobiles (Google) et le paiement (Stripe). Ces transferts sont encadrés soit par une décision d'adéquation de la Commission européenne (art. 45 RGPD — notamment le cadre de protection des données UE–États-Unis pour les destinataires certifiés), soit par des clauses contractuelles types (art. 46 RGPD). Vous pouvez obtenir une copie des garanties applicables en nous écrivant. Le choix d'un Moteur non européen dans l'espace de création d'un agent requiert votre consentement explicite préalable.

6. Données de tiers traitées via votre agent

Lorsque votre agent traite les données de personnes tierces (destinataires d'e-mails, contacts, interlocuteurs), vous demeurez responsable, en votre qualité de professionnel, de l'information et du recueil des bases nécessaires auprès de ces personnes. Les e-mails sortants de l'agent portent une mention indiquant qu'ils ont été préparés avec l'assistance d'un agent IA, ainsi qu'un contact de signalement d'abus. Toute personne tierce peut exercer ses droits en écrivant à quentin@diadems.fr ; nous relaierons la demande au client responsable lorsque nous agissons comme sous-traitant.

7. Accès aux données Google (Google Workspace)

Si vous choisissez de connecter votre compte Google à un agent, vous autorisez explicitement, via l'écran de consentement Google, l'accès aux services que vous sélectionnez parmi :

• Google Agenda (calendar) — consulter et gérer vos événements pour que votre agent organise votre agenda ;
• Google Docs (documents) — consulter et rédiger des documents à votre demande ;
• Google Sheets (spreadsheets) — consulter et mettre à jour des tableurs à votre demande ;
• Contacts (contacts.readonly, lecture seule) — retrouver vos contacts pour vous assister.

Comment ces données sont utilisées : uniquement pour exécuter les tâches que vous demandez à votre agent, pour le compte du seul utilisateur qui s'est connecté et uniquement pour les services partagés. Le jeton d'accès Google est chiffré au repos et n'est déchiffré que pour réaliser ces opérations. Vous pouvez révoquer l'accès à tout moment depuis la fiche de l'agent (« Déconnecter »), ou depuis les autorisations de votre compte Google.

8. Utilisation limitée (Google API Services User Data Policy)

L'utilisation et le transfert par Diadems des informations reçues des API Google respecteront la Google API Services User Data Policy, y compris ses exigences d'utilisation limitée (« Limited Use »). En particulier :

• nous n'utilisons pas les données Google Workspace à des fins publicitaires ;
• nous ne vendons pas et ne cédons pas ces données ;
• nous n'utilisons pas ces données pour entraîner des modèles d'IA généralisés ;
• aucun humain ne lit ces données, sauf avec votre accord explicite, pour des raisons de sécurité, pour respecter la loi, ou lorsque cela est strictement nécessaire au support et que les données sont agrégées/anonymisées.

9. Voix des agents

Un agent peut disposer d'une voix de synthèse. Les échantillons de voix utilisés pour cette synthèse ne sont ajoutés qu'avec le consentement de la personne dont la voix est reproduite, et sont traités dans l'Union européenne. Les sons produits par l'agent sont générés artificiellement.

10. Durée de conservation

• Compte et données d'agent : pendant la durée de la relation contractuelle ; à la clôture ou à la résiliation, les données de l'agent (mémoire, fichiers, conversations) sont supprimées dans un délai maximal de trente (30) jours, les copies de sauvegarde étant détruites au terme de leur cycle de rotation (n'excédant pas quatorze jours supplémentaires).
• Facturation : conservée jusqu'à dix (10) ans au titre des obligations comptables et fiscales.
• Chat du site : l'empreinte d'adresse IP est supprimée sous 48 heures ; les fils de discussion sont purgés au plus tard après un an.
• Journaux techniques et de sécurité : conservés le temps strictement nécessaire aux finalités de sécurité et de preuve, puis supprimés ou anonymisés.
• Jeton Google : supprimé dès que vous déconnectez le compte ou supprimez l'agent.

11. Vos droits

Conformément au RGPD, vous disposez d'un droit d'accès, de rectification, d'opposition, d'effacement, de limitation et de portabilité de vos données, ainsi que du droit de retirer votre consentement à tout moment. Pour les exercer : quentin@diadems.fr. Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de la CNIL (www.cnil.fr).

12. Suppression des données

Vous pouvez demander la suppression de vos données à tout moment en supprimant vos agents et en nous écrivant à quentin@diadems.fr. La déconnexion d'un compte Google supprime immédiatement le jeton correspondant de nos serveurs et de l'espace de l'agent. Certaines données peuvent être conservées lorsque la loi l'impose (notamment la facturation).

13. Cookies

Le service utilise uniquement des cookies strictement nécessaires à l'authentification et au fonctionnement ; il n'emploie aucun traceur publicitaire ou de mesure d'audience tiers. Voir aussi nos mentions légales.

14. Sécurité

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées : environnement d'exécution isolé par agent, cloisonnement réseau, chiffrement des secrets au repos, contrôle d'accès et journalisation, hébergement en France. Les personnes autorisées sont soumises à une obligation de confidentialité.

15. Modifications

La présente politique peut évoluer ; la version en vigueur, datée, est accessible en permanence sur cette page. Toute modification substantielle vous est signalée par un moyen approprié.

16. Contact

Pour toute question relative à cette politique : quentin@diadems.fr.