Politique de confidentialité

1. Responsable du traitement

Diadems Tech SARL — La Joutelière, 638 Route de Clefs-Vaulandry, 49150 Baugé-en-Anjou, France. SIREN 938 381 290.
Contact données personnelles : [email protected].

Diadems agit comme responsable de traitement pour les données de votre compte, de facturation et d'usage de la plateforme. Pour les données personnelles que votre agent traite pour votre compte dans le cadre de votre activité professionnelle (contacts, correspondances, documents), Diadems agit comme sous-traitant au sens de l'article 28 du RGPD, dans les conditions de l'accord de sous-traitance annexé à nos conditions générales.

2. Données que nous traitons

• Compte et authentification : nom, adresse e-mail, organisation, mot de passe (haché), jetons de session, journaux de connexion, configuration de double authentification (secret chiffré et empreintes des codes de secours).
• Configuration et usage des agents : paramètres, conversations, tâches planifiées, mémoire et fichiers de l'agent, journaux techniques nécessaires au fonctionnement et à la sécurité.
• Coffre de l'agent : les accès que vous enregistrez restent dans sa capsule. Les nouvelles sauvegardes distantes incluent ces valeurs et leurs fichiers de clés SSH associés dans une archive chiffrée avec une clé publique de récupération ; la clé privée reste conservée séparément, hors des serveurs. Les jetons OAuth OpenAI et Google ainsi que les sessions de navigateur ne sont pas inclus.
• Communications des agents : e-mails envoyés et reçus par l'agent et leurs contacts autorisés, messages Telegram, échanges vocaux (voix de synthèse, transcriptions).
• Facturation : abonnements, montants, historique ; les coordonnées bancaires sont traitées par notre prestataire de paiement — nous ne les stockons pas.
• Assistance et chat du site : adresse e-mail laissée dans le widget de discussion, contenu des messages, adresse IP (conservée sous forme d'empreinte non réversible).
• Notifications : jetons d'appareil (push web/mobile) lorsque vous les activez.
• Mode hors connexion : le contenu des conversations n'est pas conservé sur l'appareil. Seuls vos brouillons non envoyés peuvent rester localement afin de réapparaître après reconnexion ; ils sont supprimés à la déconnexion et, sur Android, exclus des sauvegardes et transferts d'appareil.
• Données utilisateur Google : uniquement si vous connectez un compte Google à un agent, et seulement pour les services que vous cochez (voir §7-8).
• Compte OpenAI : si vous le connectez à un agent, son credential OAuth reste exclusivement dans la capsule de cet agent. Diadems n'en conserve aucune copie en base ou dans ses sauvegardes.

3. Finalités et bases légales

• Fournir et exécuter le service (création, hébergement et fonctionnement des agents) — exécution du contrat (art. 6.1.b RGPD).
• Facturation et obligations comptables — exécution du contrat et obligation légale (art. 6.1.b et 6.1.c).
• Sécurité, prévention de la fraude et des abus, journalisation — intérêt légitime (art. 6.1.f).
• Répondre à vos demandes via le chat du site et en assurer le suivi — intérêt légitime, et mesures précontractuelles à votre demande.
• Notifications push et connexion de services tiers (Google, OpenAI, Telegram) — votre consentement (art. 6.1.a), retirable à tout moment.

Les données utilisateur Google ne relèvent que de la première finalité ci-dessus : fournir les fonctions de l'agent que vous utilisez, sous la seule réserve des exceptions de sécurité et de conformité légale décrites au §8 (voir aussi §7).

4. Destinataires et sous-traitants

Nous ne vendons pas vos données. Nous recourons aux sous-traitants techniques suivants, uniquement dans la mesure nécessaire au service et encadrés contractuellement :

• Scaleway SAS (France) — hébergement des agents, de leur mémoire et de leurs fichiers.
• Mistral AI (Union européenne) — inférence du Moteur « France » et traitement de la voix (synthèse et transcription).
• TensorX — inférence de certains modèles du catalogue et de l'assistant du site, selon la route sélectionnée.
• Firecrawl — recherche et extraction de pages web ; les requêtes et les adresses des pages à consulter sont transmises lorsque ces outils sont utilisés.
• Backblaze B2 — stockage de sauvegardes en région européenne, distinct de l'hébergement principal en France.
• Cloudflare — acheminement et protection des accès au site et à ses API.
• OpenRouter, Inc. (États-Unis) et les fournisseurs de modèles associés — inférence des moteurs non européens et des options le prévoyant.
• OpenAI (États-Unis) — inférence lorsque des modèles de ce fournisseur sont choisis dans le catalogue ou reliés par une connexion du client.
• Sinch / Mailgun (région Union européenne) — acheminement des e-mails.
• Stripe (États-Unis / Irlande) — paiement et facturation.
• Google (États-Unis) — notifications push mobiles (Firebase Cloud Messaging) et, si vous le connectez, Google Workspace.
• Telegram (hors UE) — uniquement si vous connectez ce canal à un agent.

Experts invités par le client. Le propriétaire ou un administrateur d'une organisation cliente peut ouvrir un accès expert à un consultant externe (Équipe → Experts). Cet expert, qui utilise son propre compte Diadems, devient destinataire des données couvertes par son accès : les agents de son périmètre et leur configuration, leur mémoire et leur activité, les conversations qui lui appartiennent ou qui sont partagées avec lui, et les fichiers de ces agents ; s'y ajoutent, si le client les lui ouvre, le chat interne de l'équipe et les notifications de l'organisation. Il n'accède ni à la facturation ni à la gestion de l'équipe. L'expert n'est pas un sous-traitant de Diadems : c'est le client qui l'autorise, et il peut retirer cet accès à tout moment.

5. Transferts hors Union européenne

L'hébergement principal des capsules, de leur mémoire et de leurs fichiers est situé en France ; les sauvegardes distantes sont stockées dans l'Union européenne. Le lieu d'hébergement ne détermine pas à lui seul celui des traitements : les modèles de conversation et de mémoire, les outils web et les services connectés suivent leurs propres routes. Le catalogue Diadems comprend aussi des modèles OpenAI et OpenRouter sans garantie de traitement dans l'UE. Certains prestataires techniques, de notification et de paiement peuvent également traiter des données hors UE. Ces transferts sont encadrés soit par une décision d'adéquation de la Commission européenne (art. 45 RGPD — notamment le cadre de protection des données UE–États-Unis pour les destinataires certifiés), soit par des clauses contractuelles types (art. 46 RGPD). Vous pouvez obtenir une copie des garanties applicables en nous écrivant. Le choix d'un modèle ou la connexion d'un service tiers ne vaut pas, à lui seul, consentement des personnes dont les données sont traitées. Les garanties de localisation déjà accordées contractuellement restent applicables dans les conditions prévues aux CGV.

6. Données de tiers traitées via votre agent

Lorsque votre agent traite les données de personnes tierces (destinataires d'e-mails, contacts, interlocuteurs), vous demeurez responsable, en votre qualité de professionnel, de l'information et du recueil des bases nécessaires auprès de ces personnes. Les e-mails sortants de l'agent portent une mention indiquant qu'ils ont été préparés avec l'assistance d'un agent IA, ainsi qu'un contact de signalement d'abus. Toute personne tierce peut exercer ses droits en écrivant à [email protected] ; nous relaierons la demande au client responsable lorsque nous agissons comme sous-traitant.

7. Données Google : accès et finalités

La connexion d'un compte Google à Diadems est facultative et propre à l'agent choisi. Diadems demande les autorisations d'identité nécessaires pour reconnaître le compte connecté, puis uniquement celles des services que vous cochez avant l'ouverture de l'écran de consentement Google. Selon cette sélection, l'agent peut accéder aux catégories de données suivantes :

• Identité Google (openid et userinfo.email) — identifiant du compte et adresse e-mail principale, utilisés pour afficher le compte connecté et rattacher son autorisation au bon agent ;
• Google Agenda (calendar) — agendas, événements, horaires, participants et réglages associés, afin de les consulter, créer, modifier, partager ou supprimer lorsque vous le demandez ;
• Google Docs (documents) — contenu, structure et mise en forme des documents, afin de les consulter, créer et modifier à votre demande ;
• Google Sheets (spreadsheets) — feuilles, cellules, formules et métadonnées des tableurs, afin de les consulter, créer et mettre à jour à votre demande ;
• Google Contacts (contacts.readonly) — noms, adresses e-mail, numéros de téléphone et autres coordonnées, en lecture seule, pour retrouver le contact que vous recherchez ;
• Google Slides (presentations) — contenu, structure et mise en forme des présentations, afin de les consulter, créer et modifier à votre demande ;
• Google Forms (forms.body) — structure, questions et paramètres des formulaires, mais pas les réponses, afin de consulter, créer et modifier les formulaires à votre demande ;
• Google Tasks (tasks) — listes, tâches, notes, échéances et états, afin de les consulter et de les organiser à votre demande ;
• Google Merchant Center (content) — comptes, produits et informations commerciales associées, afin de gérer le catalogue que vous avez autorisé ;
• Google Analytics (analytics.readonly) — propriétés, configurations et rapports de mesure, en lecture seule, afin d'analyser l'audience que vous sélectionnez ;
• Google Search Console (webmasters.readonly) — sites validés et données de recherche, de performance et d'indexation, en lecture seule, afin de réaliser les analyses SEO demandées ;
• Google Ads (adwords) — comptes, campagnes, annonces et mesures associées, afin de consulter et gérer les campagnes que vous avez autorisées ;
• YouTube (youtube.readonly) — compte, chaîne, vidéos et métadonnées associées, en lecture seule, afin de répondre à vos demandes concernant votre chaîne ;
• Google Business Profile (business.manage) — établissements, fiches et informations associées, afin de consulter et gérer les établissements que vous avez autorisés.

Utilisation. Diadems utilise les données utilisateur Google uniquement pour fournir les fonctionnalités visibles de Diadems que vous utilisez : exécuter les demandes que vous adressez à votre agent et les automatisations que vous avez vous-même configurées. Par exemple, l'agent peut rechercher une disponibilité, préparer un document, mettre à jour un tableau ou produire une analyse demandée.

Les données utilisateur Google ne sont utilisées à aucune autre fin : ni publicité, ni marketing, ni profilage, ni mesure d'audience ou statistiques sur votre utilisation, ni revente, ni évaluation de solvabilité ou décision de crédit, ni développement ou entraînement de modèles d'IA. Diadems n'effectue aucune collecte en masse ni synchronisation cachée de votre compte Google et n'appelle pas un service que vous n'avez pas sélectionné.

8. Stockage, partage, protection et suppression des données Google

Jeton et métadonnées de connexion. Le code OAuth à usage unique est échangé dans la capsule de l'agent. Le jeton Google est protégé par les permissions du volume privé de cette capsule et y reste exclusivement ; il n'est conservé ni dans PostgreSQL, ni dans les sauvegardes Diadems, et n'est jamais transmis au fournisseur du modèle d'IA. Le plan de contrôle conserve seulement l'adresse e-mail du compte connecté, la liste des services et scopes autorisés et la date de connexion, afin d'afficher et d'administrer la connexion sans exposer le jeton.

Contenu obtenu des API Google. Les données strictement nécessaires à une demande sont traitées dans la capsule. Lorsqu'une fonction visible le nécessite, un résultat ou un extrait peut apparaître dans une conversation, un fichier, une tâche ou la mémoire de l'agent afin que vous puissiez le retrouver. Ces éléments sont alors stockés dans le volume privé de l'agent et suivent les durées indiquées au §10 ; Diadems ne crée pas de copie générale et permanente de votre compte Google.

Partage et transfert. Pour répondre à votre demande, le contenu Google strictement nécessaire peut être transmis au fournisseur du modèle d'IA que vous avez choisi dans le cockpit (par exemple Mistral AI, OpenAI ou, selon l'option choisie, OpenRouter et le fournisseur de modèle associé). Ce traitement sert exclusivement à produire la fonction demandée ; le jeton Google n'est pas transmis à ces fournisseurs. En dehors de ce traitement et des sous-traitants techniques identifiés au §4 pour l'hébergement, la sécurité et le fonctionnement du service, Diadems ne divulgue pas les données Google à des tiers.

Protection. Les données sont protégées par l'isolement de chaque capsule, le cloisonnement réseau, le chiffrement des secrets au repos, des contrôles d'accès limités aux membres autorisés et la journalisation des opérations de sécurité. Les personnes autorisées sont tenues à la confidentialité.

Révocation et suppression. Vous pouvez révoquer l'accès à tout moment depuis la fiche de l'agent (« Déconnecter »), ou depuis les autorisations de votre compte Google. La déconnexion révoque l'autorisation et supprime immédiatement le jeton de la capsule. Elle arrête tout nouvel accès, mais ne supprime pas automatiquement les résultats que vous avez choisi de conserver dans les conversations, fichiers, tâches ou mémoire de l'agent. Vous pouvez supprimer ces éléments depuis Diadems ou supprimer l'agent ; les délais de suppression sont précisés au §10.

Utilisation limitée. L'utilisation et le transfert vers toute autre application, par Diadems, des informations reçues des API Google respectent la Google API Services User Data Policy, y compris ses exigences d'utilisation limitée (« Limited Use »). En particulier :

• nous n'utilisons pas les données utilisateur Google à des fins publicitaires ;
• nous ne vendons pas ces données et ne les transférons pas à des courtiers en données ou revendeurs d'informations ;
• les données brutes ou dérivées obtenues des API Google ne sont jamais utilisées pour développer, améliorer ou entraîner des modèles d'IA ou d'apprentissage automatique généralisés ou non personnalisés ;
• aucun humain ne lit ces données, sauf avec votre accord explicite et documenté portant sur des données précises, lorsque cela est nécessaire à la sécurité, pour respecter la loi, ou lorsque les données sont agrégées et anonymisées pour les opérations internes autorisées ;
• nos salariés, prestataires et fournisseurs qui interviennent dans ce traitement sont tenus de respecter ces mêmes restrictions.

9. Voix des agents

Un agent peut disposer d'une voix de synthèse. Les échantillons de voix utilisés pour cette synthèse ne sont ajoutés qu'avec le consentement de la personne dont la voix est reproduite, et sont traités dans l'Union européenne. Les sons produits par l'agent sont générés artificiellement.

10. Durée de conservation

• Compte et données d'agent : pendant la durée de la relation contractuelle ; à la clôture ou à la résiliation, les données de l'agent (mémoire, fichiers, conversations) sont supprimées dans un délai maximal de trente (30) jours, les copies de sauvegarde étant détruites au terme de leur cycle de rotation (n'excédant pas quatorze jours supplémentaires).
• Accès du coffre : retirés de la capsule à leur suppression ; leurs copies chiffrées de récupération expirent au plus tard quatorze jours après. Une restauration doit réappliquer les suppressions et révocations intervenues depuis le point choisi.
• Facturation : conservée jusqu'à dix (10) ans au titre des obligations comptables et fiscales.
• Chat du site et assistance : l'empreinte d'adresse IP et les informations de navigateur liées au fil sont supprimées sous 48 heures après sa création. Les compteurs anti-abus quotidiens expirent sous 48 heures après leur création. Les fils, messages et pièces jointes sont purgés au plus tard un an après la création du fil, même si celui-ci est encore actif.
• Journal de sécurité applicatif : les événements expirent après 180 jours, lors du passage quotidien de suppression. Les tentatives de connexion destinées à la limitation des abus expirent après deux jours, lors de ce même passage. Les événements administratifs classés comme opérationnels expirent après 365 jours. Les preuves contractuelles et comptables suivent leurs durées propres. Les autres journaux techniques et mesures de blocage restent limités aux besoins de sécurité et de preuve.
• Connexion et données Google : le jeton est supprimé immédiatement à la déconnexion ou à la suppression de l'agent. Les résultats ou extraits que vous avez choisi de conserver dans les conversations, fichiers, tâches ou mémoire suivent la durée des données de l'agent ci-dessus ; les sauvegardes expirent au plus tard quatorze jours après leur suppression du volume actif.
• Credential OpenAI : supprimé de la capsule dès que vous déconnectez le compte ou supprimez l'agent ; il n'entre pas dans les sauvegardes Diadems.

11. Vos droits

Conformément au RGPD, vous disposez d'un droit d'accès, de rectification, d'opposition, d'effacement, de limitation et de portabilité de vos données, ainsi que du droit de retirer votre consentement à tout moment. Pour les exercer : [email protected]. Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de la CNIL (www.cnil.fr).

12. Suppression des données

Vous pouvez demander la suppression de vos données à tout moment en supprimant vos agents et en suivant notre procédure de suppression du compte. La déconnexion d'un compte Google révoque puis supprime immédiatement le jeton correspondant depuis la capsule de l'agent. Certaines données peuvent être conservées lorsque la loi l'impose (notamment la facturation).

13. Cookies

Les cookies d’authentification, de sécurité et de mémorisation de votre choix sont nécessaires au service. La mesure facultative des pages et étapes de visite ne démarre qu’après votre consentement. Vous pouvez accepter, refuser ou retirer votre accord depuis le bouton « Confidentialité », sans effet sur l’accès au service. Le choix est conservé six mois ; l’identifiant de visite dure la session et l’attribution de provenance au plus trente jours. Les événements d’audience sont conservés au plus 90 jours, avec la version et la date du consentement, sans rattachement au compte. Aucun message, fichier ou contenu de mission n’y est enregistré. Les événements de compte et de paiement nécessaires au fonctionnement restent distincts et suivent leurs finalités et durées propres.

14. Sécurité

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées : environnement d'exécution isolé par agent, cloisonnement réseau, chiffrement des secrets au repos, contrôle d'accès et journalisation, hébergement en France. Les personnes autorisées sont soumises à une obligation de confidentialité.

15. Modifications

La présente politique peut évoluer ; la version en vigueur, datée, est accessible en permanence sur cette page. Toute modification substantielle vous est signalée par un moyen approprié.

16. Contact

Pour toute question relative à cette politique : [email protected].